公司之前一直用一款比較低端的郵件系統(tǒng)產品，導致郵件收發(fā)不穩(wěn)定，數(shù)據(jù)管理很不方便，嚴重影響辦公效率，隨著大數(shù)據(jù)時代來臨和突發(fā)事件增多，郵件系統(tǒng)應當與時更新且由服務商提供強力售后保障，遺憾的是，公司每次都遭遇對方以種種理由要求付費。因此，當公司聽到金笛郵件系統(tǒng)“一年免費維護，終身免費升級，24小時排疑解難，定期巡檢”的服務承諾后，馬上拍板定了，在安裝完后，更是切實體驗到金笛郵件系統(tǒng)在辦公方面的高效提升作用：

一、改善管理水準使組織架構清晰條理分明：

1.按照公司地域、部門建立樹形組織架構圖，每位員工開放注冊，生成專屬郵箱。將“部門管理員”職權賦予部門老大的助理，由其協(xié)助管理。每當召集會議、安排任務、發(fā)布通知、傳送材料、匯報工作以及就公司產品進行內部調查或者要求員工提供各類個人資料表單時，通過企業(yè)郵箱進行，既安全方便，又穩(wěn)定必達。

2.根據(jù)部門重要性，將董事局、總經理室等機構排在最前列，且郵件優(yōu)先發(fā)送，這樣公司的組織就顯得層次分明。

3.對每位員工個體來說，他可以建立起“同事通訊錄”、“個人通訊錄”、“客戶通訊錄”等聯(lián)系人組，然后發(fā)郵件給整個聯(lián)系組，實現(xiàn)群發(fā)功能。

發(fā)送到文件可大可小，文檔、圖片、音頻、視頻等不拘，文件量大時可通過網絡硬盤發(fā)送鏈接給對方。

3.每逢節(jié)假日或公司重大紀念日，公司通過“系統(tǒng)公告”發(fā)送祝福、廣告活動，有時講一些勵志小故事、“心靈雞湯”、董事長語錄之類，既教育了員工，又凝聚了人心，成為“企業(yè)文化”重要組成部分，類例如下圖：

二、提升服務質量使反應更快捷，對外擦亮企業(yè)形象：

1.對于業(yè)務、客服等直接與客戶打交道的部門，建立審核和監(jiān)控制度，由部門負責人擔任“主審”，審核后方可外發(fā)。

2善用金笛郵件系統(tǒng)的“域簽名”功能，將其作為展示公司文化、產品宣傳、服務理念的窗口。

三、整合對接各種辦公平臺，促進信息一體化建設：

1.公司將郵件與龍笛即時通訊www.long-d.cn 融為一體，即時消息提醒。

2.公司將金笛郵件系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、考試晉升系統(tǒng)、財務的薪酬發(fā)放系統(tǒng)等無縫對接，使數(shù)據(jù)資源共享，真正實現(xiàn)了“信息流一體化”。

3.每位員工均能通過手機、平板電腦等移動端，用多種軟件接收郵件，實現(xiàn)了隨時隨地辦公處理緊急公務的目標。

僅僅安裝了一款高質量郵件服務器，就帶來如此多的變化！讀者您也不妨點擊網址http://www.mailer.cn 下載試用最新版金笛郵件系統(tǒng)軟件。