19世紀70年代，電子郵件誕生，但由于Arpanet網絡生態(tài)的限制，直到八九十年代互聯網的興起才被廣為流傳。在同世紀的90年代，即時通訊軟件產品”ICQ”在三個以色列青年的手上誕生，2年后ICQ注冊用戶達到1200萬（據記載，最早的即時通訊形式是柏拉圖系統(tǒng)，在1970年早期）。至今，電子郵件和即時通訊被廣泛應用于各種生活場景，在企業(yè)中更是起著不可或缺的作用。

電子郵件

常見的電子郵件有Gmail、Hotmail等，工作中多用于內容確認、通知等場景，電子郵件具有正式得體、內容條理清晰和記錄可查等特點。

郵件是一種較有儀式感的信息傳遞形式，盡管郵件內容不盡相同，但整體格局、元素和風格等內容幾乎都被一致認可，也可以稱之為”規(guī)矩”，郵件從而顯得正式且得體。

對信件來說，不管寫信還是讀信，文字內容一定是分量最重的，電子郵件也一樣。加上電子郵件沒辦法做到信件一樣半道攔截銷毀再重寫，所以電子郵件的”發(fā)送”顯得額外的重要，因此在郵件編寫過程中，對內容的編寫通常都會比較嚴謹且認真，從而使郵件本身內容更出彩。而且郵件秉承著永久保存的特點，在工作中如果出現的意見沖突或扯皮的情況，可以通過查郵件內容來定責或指引工作。

即時通訊軟件

即時通訊最重要的特性是”即時”，在工作中能將溝通的信息快速、準確、安全的傳達，而且提醒及時，最大程度的提高溝通的效率。即時通訊軟件可以同時打開多個窗口且可以通過點擊、快捷鍵進行快速窗口切換，實現多任務作業(yè)的效果，一定程度上提高溝通效率和降低溝通成本。

即時通訊軟件聊天界面

隨著企業(yè)需求的不斷變更和調整，即時通訊軟件也逐漸擁有更強大的功能和體驗。現在的即時通訊軟件除了核心的溝通能力，還有許多實用能力，例如廣播消息、聊天記錄永久保存、審計追查等。

當前大環(huán)境下的即時通訊軟件還擁有另一種能力–應用集成。因為企業(yè)的業(yè)務很多，所以可用到的應用類型和數量也并不少，為了提高企業(yè)工作效率，即時通訊可以將其他應用入口集成到一起，實現企業(yè)門戶的效果，從而提高即時通訊的可用性，但更重要的還是提高使用者的工作效率。

龍笛即時通訊軟件應用集成

各司其職更好的輔助工作

結合上述內容，我們看下電子郵件和即時通訊在真實工作場景中是怎么用的。

1.即時通訊場景，例如日常溝通、通知；平時交流的時候即時通訊軟件可以快速打開聊天窗口輸入信息，很快的開展或者完成一次溝通，相比寫郵件來的快且方便；而通知則可以通過即時通訊的廣播消息、群組會話等方式第一時間提醒成員閱讀，能更好地保障通知的時效；

2.電子郵件場景，例如匯報、任務調配；通常匯報內容是嚴謹且正式的，當然是通過郵件方式進行；任務調配或者確認工作的相關內容建議也是通過郵件進行，因為每一封郵件都有一個主題且郵件內容較為清晰明確，可以很好的避免后期雙方爭執(zhí)或扯皮的情況；

3.結合場景，例如休假請示；某些情況下我們在發(fā)郵件之前是需要先進行一些溝通的，例如向領導請假，需要先溝通確認再以正式的郵件申請，像這樣郵件前的溝通就建議用即時通訊，否則以郵件的形式來回幾次的溝通，可能都過了需要休假的時間。

綜合來說，即時通訊軟件是”多功能和效率”，電子郵件是”正式和嚴謹”，可用性沒有前后之分，它們都是工作的”利器”。合適的工作場景用合適的工具，各司其職才能更好的輔助工作。